Afin de permettre un contrôle de l’administration fiscale, les livres, registres, documents comptables et pièces justificatives des opérations réalisées par les entreprises doivent, en principe, être conservés pendant 6 ans. À ce titre, les factures qu’ils émettent ou reçoivent doivent normalement être gardées sous leur forme d’origine.
Une tolérance existe néanmoins pour les factures électroniques, lesquelles doivent être conservées sur un support informatique pendant 3 ans, puis sur tout support au choix pendant les 3 années suivantes.
En revanche, les factures papier ne bénéficiaient, jusqu’à présent, d’aucune dérogation. C’est désormais chose faite ! Depuis le 30 mars 2017, les entreprises peuvent conserver les factures papier sous une forme électronique pendant le délai fiscal de 6 ans. Les factures papier peuvent donc désormais être immédiatement numérisées.
Les modalités de numérisation qui doivent être respectées ont été fixées par arrêté. Cette numérisation doit notamment garantir la reproduction des factures à l’identique, en tant que copie conforme à l’original en image et en contenu. Elle doit aussi reproduire les couleurs à l’identique en cas de mise en place d’un code couleur. Aucun dispositif de traitements sur l’image n’étant accepté. La numérisation doit également s’opérer sans perte en cas de recours à la compression de fichier.
À noter : chaque fichier numérisé doit être conservé sous format PDF (ou PDF A/3) et être horodaté.
Art. 16, loi n°2016-1918 du 29 décembre 2016, JO du 30
Arrêté du 22 mars 2017, JO du 30
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