Les employeurs doivent conserver, pendant au moins 6 ans, les documents et pièces justificatives nécessaires à l'établissement ou au contrôle des cotisations et contributions sociales. Des documents qui peuvent être conservés sur un support informatique, à condition de respecter la procédure de numérisation applicable depuis le 1er juillet 2019.
Cette dernière impose le respect de plusieurs contraintes techniques (format PDF, cachet serveur conforme à un référentiel de sécurité d'un certain niveau, horodatage du fichier ...) destinées à assurer que le transfert des documents sous format papier vers un support informatique soit réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l'identique.
Le résultat de cette numérisation équivaut donc à une copie conforme de l'original, tant en image qu'en contenu. Et tout traitement sur l'image est interdit.
Arrêté du 23 mai 2019, JO du 29
À savoir : L'employeur qui ne respecte pas ces exigences doit, en cas de contrôle, présenter les pièces originales sous format papier.
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