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Optimisez le pilotage de votre activité

Prévisionnel, tableau de bord : des outils de gestion qui vous permettent de piloter au plus près votre activité.

Des outils de gestion spécifiques au pilotage existent. Ils vous permettent d'abord de vous projeter et d'écrire ce que devrait produire votre structure durant le prochain exercice, et ensuite d'analyser au jour le jour votre activité et de changer de cap rapidement si cela se révèle nécessaire.

Prévisionnel, tableau de bord : voici une présentation des deux outils les plus efficaces pour optimiser la gestion de votre entreprise en 2022.

Les comptes prévisionnels

Les comptes prévisionnels on parle de « budget » dans les grandes entreprises ou de « business plan » pour les créateurs - sont des documents comptables qui sont établis à l'avance, pour les exercices à venir ou pour l'exercice qui va débuter.

Ils comprennent essentiellement un compte de résultat prévisionnel, accompagné le cas échéant d'un tableau prévisionnel de trésorerie.

À quoi servent les comptes prévisionnels ?

Le principal intérêt du prévisionnel est de vous permettre de simuler votre activité, du point de vue comptable et financier, pour l'exercice à venir, l'exercice 2022 en l'occurrence, en fonction de votre ressenti du moment et des objectifs que vous vous fixez, notamment en termes de chiffre d'affaires, de marge et de charges. Ainsi, vous pourrez ensuite comparer en permanence, durant l'exercice 2022, vos réalisations avec les prévisions à l'aide d'un tableau de bord mensuel et, en fin d'exercice, lorsque vous en disposerez, avec vos comptes définitifs.

Comment établir un prévisionnel ?

On peut découper la démarche qui permet d'élaborer les comptes prévisionnels en 6 étapes principales :

1/ La définition des orientations pour l'année : objectif de croissance annuelle, vigueur de la reprise, évolution de vos services, etc.

2/ La définition des moyens nécessaires pour atteindre vos objectifs et assurer leur financement : investissements, embauches, souscription d'emprunts, augmentations de capital, etc.

3/ L'évaluation du chiffre d'affaires prévisible en fonction des orientations que vous avez définies. Méfiez-vous ici, cette évaluation doit être réaliste et cohérente avec les capacités de votre entreprise et ses performances passées. Elle doit aussi tenir compte notamment des éventuelles difficultés d'embauche que vous risquez de rencontrer dans la période particulière que nous traversons.

4/ L'estimation de vos charges prévisionnelles par le listage de l'ensemble des charges de votre entreprise, en les analysant une à une et en accordant une attention particulière à l'inflation de certaines charges en cette période de reprise économique brutale (énergie, certaines matières premières...).

5/ L'établissement d'un compte de résultat prévisionnel découlant de tous les éléments obtenus lors des étapes précédentes (chiffre d'affaires, investissements et charges, notamment). Ce compte de résultat prévisionnel peut être présenté sous la forme comptable classique ou sous la forme d'un tableau de soldes intermédiaires de gestion, offrant ainsi une meilleure analyse des chiffres obtenus. Un tableau qui pourra comporter à la fois les données prévisionnelles et celles du dernier exercice clos, et qui fera ressortir leur évolution programmée en pourcentage.

6/ Le chiffrage de votre trésorerie prévisionnelle, afin d'anticiper vos besoins pour les négocier par avance avec vos partenaires financiers si cela se révèle nécessaire. En effet, vous avez tout intérêt à compléter votre approche prévisionnelle comptable par une approche en termes de trésorerie. Autrement dit, à présenter sous la forme d'un tableau à 12 colonnes le détail des entrées et des sorties mensuelles prévisionnelles de trésorerie de l'exercice 2022 afin de faire apparaître l'évolution de la trésorerie prévisionnelle cumulée chaque fin de mois.

Valider des scénarios

Établir un prévisionnel permet aussi de chiffrer plusieurs hypothèses de travail. Ce qui peut se révéler très précieux dans la période encore incertaine que nous traversons. Vous pouvez, par exemple, chiffrer une hypothèse pessimiste qui vous permettra de définir la meilleure stratégie à mettre en œuvre en cas de réactivation de la pandémie.

Le tableau de bord

Le tableau de bord complète idéalement le prévisionnel. Il s'agit d'un document mensuel d'information financière établi dans des délais très brefs (dans les 8-10 jours maximum qui suivent la fin du mois considéré). Il vous permet de suivre au plus près l'évolution de votre activité et de disposer chaque mois d'une estimation du « score » réalisé par votre entreprise.

À quoi sert le tableau de bord ?

Le tableau de bord est un outil précieux car il vous permet de piloter au jour le jour votre activité et de connaître, dans les meilleurs délais, tous les éléments nécessaires à une prise de décision efficace, voire à un changement de cap qui viendrait s'imposer.

Il repose sur une procédure de remontée systématique et périodique de données commerciales, comptables et financières, qui vous permet de mieux apprécier les résultats et l'évolution de votre activité.

Concrètement, grâce à ce tableau de bord, vous pourrez être informé de vos performances au fil de l'eau tout au long de l'exercice 2022, donc sans attendre la clôture annuelle qui vous permettra, quant à elle, de connaître avec précision votre performance comptable.

Comment mettre en place un tableau de bord ?

La mise en place d'un tableau de bord nécessite de repérer au préalable les indicateurs les plus pertinents de l'évolution de votre activité et les clignotants qui traduisent le mieux les évolutions anormales.

Les indicateurs à retenir sont ceux qui, à la fois, offrent une information essentielle et sur lesquels il est possible de mener une action corrective efficace (nombre de demandes de devis, montant des carnets de commandes, taux de transformation des rendez-vous commerciaux, par exemple).

En pratique, les éléments qu'il convient de contrôler diffèrent selon la nature de votre activité, ou selon la fonction exercée par le destinataire du document.

Comment présenter le tableau de bord ?

Votre tableau de bord peut être synthétisé ou se résumer à un suivi d'activité vous permettant d'obtenir chaque fin de mois une approche suffisamment fine du résultat mensuel.

On distingue dans ce document de synthèse 3 grands types de données comptables :

  • le chiffre d'affaires, qui est reporté mois après mois en fonction des réalisations du mois ;
  • les charges sensibles, celles qui peuvent varier avec l'activité, qui seront auscultées de très près ;
  • les charges fixes, qui pourront être suivies par « abonnement », c'est-à-dire par fractions mensuelles de la charge annuelle (par exemple, la contribution économique territoriale).

Soignez la forme du tableau de bord

  • Évitez de choisir trop d'indicateurs, sinon votre tableau de bord deviendra rapidement illisible, et donc inutile.
  • N'hésitez pas à mettre en valeur les indicateurs les plus pertinents en jouant sur leur taille et leur couleur.
  • Ne vous contentez pas de chiffres, établissez des courbes, des camemberts, des graphiques, car ils facilitent la lecture et la compréhension du tableau de bord et des tendances qui s'en dégagent.
  • Si vous partagez votre tableau de bord avec vos principaux collaborateurs, n'hésitez pas à les impliquer dans sa conception, sur le fond comme sur la forme.

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